Sostenibilidad en el lugar de trabajo

Prácticas de trabajo ambientalmente sostenibles

Las prácticas laborales sostenibles significan que el desarrollo económico debe ser ecológicamente viable ahora y en el futuro. Si bien el entorno natural nos proporciona recursos, también es un vertedero de desechos y recursos que ya no necesitamos. Nuestro uso y mal uso de los recursos del mundo tiene un impacto negativo en la salud del medio ambiente natural y nuestra propia calidad de vida.

Recursos en el lugar de trabajo

Los recursos son todas las cosas que necesita para hacer su trabajo de manera regular. Son las pequeñas cosas que a menudo das por sentado y en las que no piensas. Los recursos generalmente utilizados en el lugar de trabajo pueden incluir cosas como:

• productos de papel
• plumas y lápices
• clips y grapas
• productos de plástico
• cartuchos de toner y tinta
• quimicos para limpieza
• equipo de negocios
• Muebles de oficina

También son las cosas que pueden marcar una enorme diferencia no solo en la rentabilidad de la organización, sino también en su huella de carbono.

¿Qué es una Huella de Carbono?

Una huella de carbono es el efecto directo que nuestras acciones y estilo de vida tienen sobre el medio ambiente en términos de emisiones de dióxido de carbono. Los mayores contribuyentes a la huella de carbono son las necesidades de viaje y la demanda de electricidad. Sin embargo, de alguna manera, todas nuestras acciones tienen un impacto directo o indirecto. Esto incluye (pero no se limita a):

• la comida que comemos
• la ropa que usamos
• la forma en que nos entretenemos
• la forma en que nos movemos de un lugar a otro (automóviles, autobuses, aviones)

Todas estas cosas necesitan ser fabricadas o producidas de alguna manera. La maquinaria requiere energía, los automóviles, autobuses y aviones queman combustible, y en nuestros hogares y oficinas usamos una parte importante de la electricidad que generalmente proviene de plantas de energía que queman combustibles fósiles. Todas estas acciones contribuyen a acelerar el calentamiento global y el cambio climático, dejando tras de sí una ‘huella de carbono’.

Muchas empresas ahora están analizando de cerca sus prácticas laborales y los recursos que utilizan en términos de reducción de su huella de carbono. Hay una serie de iniciativas gubernamentales a nivel nacional y mundial dirigidas a mejorar la forma en que trabajamos, ayudándonos a:

• pensar en la forma en que usamos la energía
• los productos y servicios que utilizamos y, a su vez, producimos
• la forma en que los producimos

y, en general, asistir en la instalación de las llamadas oficinas ‘verdes’. Algunas de estas iniciativas son, y se pueden encontrar en:

• Departamento de Cambio Climático – El Departamento de Cambio Climático se estableció en 2007 como parte de la Cartera del Primer Ministro y el Gabinete. El Gobierno ha fijado objetivos para revertir las tendencias actuales y reducir las emisiones contaminantes de carbono de Australia a partir de 2010. Su objetivo es reducir las emisiones a un 25 por ciento por debajo de los niveles de 2000 para 2020.
• Departamento de Medio Ambiente, Agua, Patrimonio y las Artes – Los Ley de Protección del Medio Ambiente y Conservación de la Biodiversidad de 1999 (la EPBC Act) es la pieza central de la legislación ambiental del gobierno australiano. Proporciona un marco legal para proteger y administrar la flora, la fauna, las comunidades ecológicas y los lugares patrimoniales de importancia nacional e internacional, definidos en la Ley como asuntos de importancia ambiental nacional.
• Departamento de Recursos, Energía y Turismo – El Departamento de Recursos, Energía y Turismo brinda asesoramiento y apoyo normativo al Gobierno de Australia en relación con los sectores de recursos, energía y turismo de Australia. El Departamento desarrolla y ofrece políticas para aumentar la competitividad internacional de Australia, de conformidad con los principios de responsabilidad medioambiental y desarrollo sostenible.
• Organización Internacional de Normalización – La Organización Internacional de Normalización (ISO) es una organización mundial que desarrolla muchos tipos diferentes de Normas. ISO 14000 es un serie de documentos que se relacionan con la implementación de un Sistema de Gestión Ambiental (SGA). Dentro de esta serie, ISO 14001 es el documento que define los requisitos para el SGA y proporciona orientación para su uso. Un EMS brinda a una organización un enfoque sistemático para gestionar su impacto ambiental: las consecuencias de sus operaciones.

¿Sabías?

• Se puede lograr un ahorro de energía del 20% a través de medidas prácticas simples
• Reducir la temperatura de la oficina en 1 °C puede reducir las facturas de calefacción en un 10 %
• Una fotocopiadora encendida durante la noche desperdicia energía suficiente para hacer 5.300 copias A4
• Calentar una habitación con una ventana abierta puede costar hasta £ 85.00 / año
• 100 m2 de oficinas producen 14 toneladas de dióxido de carbono al año
• Una bombilla de bajo consumo podría ahorrar hasta £ 78 durante la vida útil de la bombilla
• ¡Las empresas pueden ahorrar entre un 4 y un 5 % de su facturación mediante la minimización de residuos a un costo mínimo o nulo!
• El 33% de los materiales comprados acaban como residuos
• El 70% de los residuos de oficina son reciclables
• Cada año se utilizan seis millones de cartuchos de tóner en las oficinas del Reino Unido; la mitad se envía al vertedero.
• Solo una gota por segundo de un grifo que gotea desperdicia casi 5.000 litros de agua al año.

Un lugar de trabajo ambientalmente sostenible

Al considerar el desarrollo de un lugar de trabajo ambientalmente sostenible, es necesario observar las prácticas de trabajo y los recursos que utilizamos y determinar si:

• están siendo utilizados con la mayor eficacia posible. Por ejemplo, ¿los está usando de acuerdo con las instrucciones del fabricante o de la organización? El uso incorrecto de los recursos puede causar daños o lesiones y desperdiciar recursos
• está utilizando el mejor recurso para cada trabajo en particular; ¿Hay productos ‘verdes’ que podrían hacer el trabajo? ¿Existen métodos alternativos para completar la tarea?
• no está desperdiciando el recurso innecesariamente; ¿Está reutilizando y reciclando los recursos siempre que sea posible?
• sus procedimientos de compra de recursos reflejan una estrategia ambientalmente sostenible.
• presentan peligros para las personas o el medio ambiente. Trabajar con productos químicos o sustancias tóxicas, mala iluminación o mala ventilación son áreas de preocupación y, si existen en un lugar de trabajo determinado, deben revisarse teniendo en cuenta productos y medios alternativos.

Su área de responsabilidad

El mejor lugar y la manera más fácil de comenzar el proceso de ‘reverdecer’ su lugar de trabajo es observar su propia área de responsabilidad y las cosas específicas que puede controlar personalmente. Esto significa observar la forma en que trabaja y hacer su trabajo de la manera más consciente posible, para estar al tanto de lo que está haciendo en todo momento. Observe cómo sus hábitos de trabajo pueden afectar el medio ambiente y las formas en que podría utilizar los recursos del lugar de trabajo de manera más eficiente. Por ejemplo:

• apague todas las computadoras, monitores y otras máquinas de oficina cuando no estén en uso (especialmente durante la noche y los fines de semana).
• active la función de ahorro de energía que está instalada en la mayoría de las computadoras nuevas.
• Si su computadora no tiene instalado un software de ahorro de energía, puede ahorrar energía simplemente apagando el monitor cuando no esté en uso. Los monitores pueden consumir tres veces la energía utilizada por su PC.
• restablecer las fotocopiadoras e impresoras a la impresión a doble cara predeterminada.
• elija siempre la función de bajo consumo de agua en los lavavajillas (es decir, la opción de lavado corto a menudo llamada «Economía»). Ponga un cartel a tal efecto para todos los usuarios, incluidos los limpiadores.
• Retire las bombillas de las áreas donde no se necesitan o hay más de las necesarias. Algunas oficinas tienen muchas más luces de techo de las necesarias. Quitar algunas de las bombillas puede ahorrar dinero y electricidad.
• apague las luces cuando no estén en uso (especialmente durante la noche y los fines de semana) y coloque letreros para recordar a otras personas que lo hagan.
• abra las ventanas, si puede, en lugar de usar acondicionadores de aire. Recuerde que la mayoría de los sistemas de aire acondicionado proporcionan menos del 10 % de aire fresco.
• programe sus sistemas de control de clima para que se apaguen al final de cada día y los fines de semana; no tiene sentido calentar y enfriar oficinas vacías.
• instale una papelera de reciclaje al lado del escritorio para todos los productos de papel; puede reutilizar una caja de cartón o pedirle a su contratista de recolección de residuos de papel que le proporcione una. La mayoría de las empresas de recolección de residuos pueden proporcionárselos.
• utilice el correo electrónico siempre que sea posible. También puede enviar y recibir faxes electrónicamente Use versiones en línea (en lugar de copias impresas) de documentos como informes anuales, memorandos de información, etc. Corte y pegue la información necesaria y/o imprima solo las páginas necesarias (en lugar de informes completos). Evite el uso de portadas al enviar facsímiles y recibos ‘Con cumplidos’ al enviar correo físico.
• reutiliza sobres, bolsas, etc. Haz un espacio en el área de tu papelería para que la gente los recicle.
• reutilice el papel que no está impreso en un lado para borradores internos, máquinas de fax, fotocopias.
• recargar cartuchos de tóner utilizados en fotocopiadoras e impresoras de inyección de tinta.
• establecer un equipo o comité de ‘Oficina Verde’ para implementar iniciativas de eficiencia energética continuas ya largo plazo.
• caminar, andar en bicicleta o usar el transporte público si es posible.

Sin embargo, un lugar de trabajo exitoso y ambientalmente sostenible es más grande que su propio espacio de trabajo. Requiere los recursos, el apoyo y el compromiso de toda la organización para tener éxito.

Requisitos organizativos y legislativos

Al igual que con todos los demás aspectos de las operaciones comerciales, la sostenibilidad ambiental de una organización involucrará políticas y procedimientos tanto a nivel organizacional interno como a nivel legislativo, cuestiones que son requeridas por el gobierno o los organismos ambientales.

Estas políticas y procedimientos pueden incluir (entre otros):

• cumplir con las leyes, estatutos y reglamentos pertinentes o mejores prácticas. Las mejores prácticas se pueden definir como la forma más eficiente y eficaz de realizar una tarea, basándose en procedimientos repetibles que han demostrado su eficacia a lo largo del tiempo para un gran número de personas.
• planes de trabajo y estrategias diseñadas para minimizar el desperdicio o aumentar el uso eficiente de los recursos.
• abordando iniciativas ambientales y de sostenibilidad de los recursos, como sistemas de gestión ambiental, planes de acción, programas de oficinas verdes, encuestas y auditorías.
• determinar los métodos de tratamiento de residuos más apropiados.
• designar a un miembro del personal, o comité, para supervisar el diseño, la implementación y el seguimiento de una estrategia de ‘oficina verde’ para la organización.
• prevención y minimización de riesgos y peligros ambientales.

Identificar el uso de recursos

El primer paso para desarrollar una oficina verde es observar de cerca el uso actual de los recursos. Pedir;

• ¿Que estas usando?
• ¿Cómo se están utilizando los recursos?
• cuantos se estan usando
• ¿Qué tan eficientes y/o efectivos son los recursos actuales?
• ¿Hay algún problema con los recursos actuales?
• ¿Qué impacto tienen estos problemas (si los hay) en la organización?
• ¿Se pueden reemplazar los recursos actuales por productos más ecológicos para hacer el mismo trabajo, o modificar los procesos y procedimientos para (posiblemente) eliminar la necesidad de usar un producto para cumplir con la tarea por completo? Por ejemplo, al limpiar el área de la cocina de la oficina, en lugar de usar productos químicos desengrasantes para limpiar el fregadero y las superficies de la cocina, puede preparar una solución de agua y limón o vinagre para hacer el mismo trabajo.

Hay varias formas en que una organización puede rastrear y monitorear la forma en que utiliza los recursos. Por ejemplo, se podría usar una hoja de cálculo simple para registrar y medir el uso de recursos.

Una organización encontrará que este tipo de información es extremadamente útil cuando llegue el momento de analizar sus prácticas de trabajo, la forma en que actualmente utiliza los recursos y buscar métodos de trabajo más ecológicos.

Sistemas de Gestión Ambiental

Un Sistema de Gestión Ambiental es un enfoque que permite a una organización identificar, monitorear y controlar sus aspectos ambientales. Un Sistema de Gestión Medioambiental (SGA) eficaz puede reducir en una organización:

• costos en materiales
• residuos y energía
• garantizar el cumplimiento de la legislación
• ayudar a maximizar el mercado y las oportunidades de inversión
• y elevar la moral del personal.

Las preguntas clave para establecer un Sistema de Gestión Ambiental incluyen:

• ¿Qué recursos se están utilizando (cuáles son los insumos en términos de energía, agua y materiales)?
• ¿De dónde vienen los recursos?
• ¿Dónde terminan los recursos después de su uso?
• ¿Cuánto se usa y cuánto cuesta?
• ¿Cuánto se desperdicia (cuánto no termina en el ‘producto’ final)?
• ¿Cuál es el impacto ambiental?
• ¿Por qué se usa/desperdicia tanto?
• ¿Qué puedes hacer para reducir las cantidades utilizadas, los residuos producidos y el impacto ambiental?
• ¿Cómo lo hará (Plan de Acción)?
• ¿Ha tenido un impacto?

La Auditoría Ambiental

Al observar los procesos, procedimientos y el uso de recursos actuales con una ‘oficina verde’ en mente, en realidad está realizando una auditoría ambiental de la organización. El propósito de esto es observar las prácticas de trabajo actuales de la organización y evaluar las áreas que se pueden mejorar, determinando dónde se encuentra la organización ahora, dónde les gustaría estar (en términos de sostenibilidad ambiental) y cómo cerrar la brecha entre los dos. problemas.

Una «auditoría» puede ser tan básica como que los miembros del comité caminen por la oficina, observando e informando sobre cómo se lleva a cabo el trabajo actualmente. Por ejemplo;

• verificar si el equipo se deja encendido cuando no se usa durante largos períodos de tiempo o después de que el personal se haya ido a casa.
• comprobar qué tipos de residuos se depositan en los contenedores de basura y con qué frecuencia se utiliza el papel por una sola cara.
• conocer las políticas de compra vigentes.
• hablar con otros miembros del personal sobre sus ideas para ecologizar la oficina, como el ahorro de energía o la reducción de residuos.

Una auditoría ambiental también puede ser una tarea compleja que involucra revisiones profundas de cada área del lugar de trabajo;

• observar cada tarea y determinar si se está realizando de la manera más eficaz y eficiente desde el punto de vista energético
• determinar cómo las actividades de la organización afectan el medio ambiente
• evaluar la importancia de los impactos y buscar opciones para realizar mejoras de bajo costo o sin costo.

Peligros ambientales

Una parte extremadamente importante de una auditoría sería identificar cualquier peligro ambiental. Además de los riesgos laborales normales, existen varios riesgos de naturaleza ambiental. Éstos incluyen:

• uso y almacenamiento de sustancias peligrosas
• calefacción/refrigeración inadecuada
• polvo creado por equipos de trituración y corte
• drenaje
• deposito de basura
• emisiones al aire – humos tóxicos, contaminación
• actividades de limpieza que utilizan agentes de limpieza industriales o tóxicos.

Los residuos se definen como peligrosos si tienen propiedades que los hacen nocivos para la salud humana o el medio ambiente. Por ejemplo, podría tener propiedades irritantes, o ser explosivo, inflamable, corrosivo, oxidante o cancerígeno. Muchos tipos de residuos se clasifican como residuos peligrosos:

• baterías de plomo ácido
• equipos eléctricos que contienen componentes peligrosos, como los tubos de rayos catódicos de los televisores
• tintas y pinturas a base de solventes
• aceites usados
• pesticidas
• ácidos
• algunos medicamentos recetados.

Algunos tipos de desechos solo se clasifican como peligrosos cuando contienen sustancias peligrosas por encima de ciertos umbrales, como una concentración específica. Si su organización produce residuos peligrosos, debe hacer lo siguiente:

• proporcionar almacenamiento en contenedores apropiados, seguros y accesibles.
• inspeccionar los contenedores al menos una vez a la semana.
• Capacitar al personal en los procedimientos para el manejo de residuos peligrosos.
• mantener un inventario de los residuos peligrosos almacenados.
• asegurarse de que la manipulación y el transporte sean realizados únicamente por transportistas de residuos registrados o exentos.
• use notas de envío cuando se transporten sus desechos peligrosos y guarde una copia en el archivo como evidencia de que se deshizo de los desechos de manera adecuada.
• Garantizar que la valorización o eliminación de los residuos sea realizada únicamente por empresas autorizadas para ello.

Es deber de todos asegurar que los desechos y otros contaminantes no causen daños innecesarios al planeta en el que vivimos. Utilice productos no tóxicos y biodegradables siempre que sea posible. Tiene sentido práctico excluir las fuentes de contaminantes del lugar de trabajo, en lugar de tener que adoptar remedios costosos para tratarlos una vez que se hayan introducido.

Oportunidades para mejorar

Al realizar una auditoría ambiental, la organización está buscando oportunidades para mejorar sus métodos de operación para que se ajusten a las pautas de una oficina ambientalmente sostenible. Además de la auditoría, hay varias formas en que una organización puede iniciar cambios y mejoras en su lugar de trabajo para adoptar la sostenibilidad ambiental. Algunos de estos son:

• sugerencias del personal
• trabajar con colegas y partes interesadas
• usando fuentes apropiadas de información
• estrategias de compra
• establecer objetivos

Sugerencias del personal

Una organización inteligente fomentará las sugerencias de su personal. Ellos son los que mejor conocen sus propias áreas de trabajo y pueden tener las mejores ideas sobre cómo mejorar la eficiencia energética y aumentar el uso de recursos renovables, reciclables y reutilizables en sus áreas. También pueden sugerir cómo prevenir y minimizar riesgos, reducir las emisiones de gases de efecto invernadero y también se les debe alentar a denunciar incumplimientos (o posibles incumplimientos) de las políticas o procedimientos. Este ultimo punto es importante. Si un miembro del personal ve o tiene conocimiento de cualquier problema que pueda poner en peligro a otros miembros del personal, las instalaciones o el equipo, debe avisar a su supervisor o gerente. Del mismo modo, si son conscientes de los residuos innecesarios o pueden ver áreas en las que se pueden realizar mejoras en la eficiencia energética, se les debe animar a que lo digan.

Las sugerencias pueden incluir ideas que ayuden a maximizar las oportunidades, como el uso de energía solar u otras formas alternativas de energía, según corresponda. Como ha aprendido, el uso de la electricidad es uno de los principales contribuyentes a la huella de carbono. Si hay formas de reducir la cantidad de energía que necesita una organización, esto disminuirá la emisión de carbono y ahorrará costos.

Trabajar con colegas y partes interesadas

Se necesita un esfuerzo de equipo y un compromiso para diseñar y desarrollar un lugar de trabajo ambientalmente sostenible, uno que esté (y debería estar) hecho a la medida de la organización individual. Este es un aspecto importante del proceso de diseño y desarrollo, ya que cada organización es diferente y tendrá diferentes necesidades, problemas operativos y financieros a considerar. Por lo tanto, es importante comunicarse y brindar retroalimentación a una variedad de personas tanto dentro como fuera de la organización. Las personas interesadas en el proyecto podrían incluir:

• clientes – deben estar satisfechos con los productos y servicios que ofrece. Deben ser conscientes del hecho de que ahora está utilizando y/o produciendo productos respetuosos con el medio ambiente.
• empleados en todos los niveles de la organización
• los departamentos gubernamentales ofrecerán apoyo y asesoramiento en temas ambientales. Dependiendo de la naturaleza de sus planes, incluso pueden ofrecer subvenciones. Por ejemplo, la instalación de tanques de agua y aislamiento del techo puede ser elegible para financiamiento gubernamental.
• consultores especializados tendrán la experiencia y el asesoramiento que ayudarán a establecer una ‘oficina verde’.
• se podrían encontrar inversores o patrocinadores para financiar iniciativas de ‘oficinas verdes’ a cambio de acuerdos de asociación y/u oportunidades promocionales (si corresponde).
• comunidad local – dependiendo de la naturaleza del cambio a realizar, la comunidad local; los residentes y las empresas pueden verse afectados y se les puede pedir que brinden asesoramiento o incluso financiación.
• se debe alentar a los proveedores a que lleven una gama de productos ecológicos (si aún no lo hacen).

Fuentes de información

Cuanto más sepa una organización sobre un tema específico, mejores serán las decisiones que tome. Lo mismo ocurre con la información sobre la sostenibilidad ambiental. Una organización necesitará información para determinar la mejor manera de garantizar que su proyecto cumpla con los requisitos legislativos. Las fuentes de información podrían incluir (pero no se limitan a):

• especificaciones de la organización, como la política actual y la documentación de procedimientos, y cómo se verán afectados por cualquier cambio
• Fuentes reguladoras como agencias gubernamentales y organismos de la industria.
• discusiones y consejos de las partes interesadas relevantes, como el personal, los clientes, los consultores y los proveedores
• registros de uso de recursos, que se han mantenido a lo largo de los años y muestran las tendencias de uso y los estándares actuales.

Armada con información actualizada, la organización puede ver cómo va a llevar a cabo su política de oficinas ecológicas. Parte de este proceso podría incluir una política de compras con productos ecológicos en mente.

Estrategias de compra

Cada vez más organizaciones están estableciendo medidas ambientales o verde adquisitivo políticas y estrategias. Tales políticas y estrategias son importantes por las siguientes razones:

• La compra ecológica de productos y servicios aumenta la conciencia medioambiental, lo que a su vez mueve a más personas a comprar productos más respetuosos con el medio ambiente.
• la compra verde tiene beneficios ambientales potencialmente directos. Menos emisiones, menos residuos y un uso más eficiente de los recursos.
• un aumento en la demanda de productos y servicios más ecológicos mejora la posición de mercado de los proveedores.
• la demanda de productos verdes actúa como un incentivo para el desarrollo tecnológico hacia productos más verdes.

Criterios de compra

Al desarrollar una política de compras ecológicas, es importante hacer primero muchas preguntas sobre una variedad de áreas. Por ejemplo:

• ¿Es imprescindible comprar el producto? ¿Se puede arrendar o alquilar?
• ¿Causa el producto daños ecológicos, como la pérdida de hábitats o daños a especies amenazadas?
• ¿Hay alternativas?
• ¿Se puede reutilizar, rellenar, recargar o reacondicionar el producto para prolongar su vida útil?
• ¿Se puede actualizar fácilmente el artículo agregando o reemplazando una pieza?
• ¿El producto tiene un contenido reciclado? Si es así, ¿qué porcentaje?
• ¿Se puede reciclar fácilmente el producto (en el lugar de trabajo y/o en la comunidad local)?
• ¿El producto o sus componentes son peligrosos para los seres humanos y/o el medio ambiente en general? En caso afirmativo, ¿cuáles son las implicaciones para la salud y la seguridad y los requisitos de eliminación?
• ¿Existen alternativas no peligrosas disponibles?
• ¿Están disponibles las fichas técnicas?
• ¿El artículo consume energía? (por ejemplo, electrodomésticos, equipos, maquinaria, calefacción de espacios o vehículos).
• Si es así, ¿es el artículo tan eficiente energéticamente como las alternativas?
• ¿El artículo tiene datos de consumo de energía para todos los modos de operación?
• ¿Se puede reducir o eliminar el empaque del producto?
• ¿El empaque está hecho de material(es) reciclado(s)?
• ¿Se pueden reutilizar, reciclar o devolver los embalajes?
• ¿El producto es fabricado y/o suministrado localmente?
• ¿El proveedor cuenta con un Plan de Transporte Verde para sus operaciones?

Establecimiento de objetivos medioambientalmente sostenibles

En cierto punto del proceso; identificando el uso de recursos, realizando una auditoría ambiental, buscando oportunidades para mejorar y realizando una investigación general, la organización desarrollará un conjunto de objetivos de desempeño para lograr la sostenibilidad ambiental, áreas en las que se esforzará por reducir su huella de carbono. Los objetivos de desempeño podrían incluir áreas que involucren:

• consumo energético (Electricidad, Gas Natural, otros)
• consumo de materiales (recursos y productos que utiliza)
• generación de residuos (cómo se recicla, reutiliza y renueva)
• condición ambiental – la importancia ecológica de la forma en que utiliza su tierra y / o instalaciones
• impactos del transporte: materiales y personas (cómo mueve sus productos y personas)
• consumo de agua

Los objetivos de rendimiento son solo eso; ellos deben ser realizado. Esto significa que todas las partes interesadas relevantes deben saber cuáles son estos objetivos.

Cabe señalar que los objetivos de desempeño deben ser INTELIGENTE – Sespecífico, METROmensurable, Aalcanzable, Rrealista y Tiempo enmarcado. Esto se debe a que los objetivos deben ser monitoreados para el éxito y si no son ‘SMART’ sería muy difícil medir el éxito de una manera clara y concisa.

Hacer que suceda

La comunicación de los cambios a las partes interesadas relevantes y su implementación pueden realizarse de varias maneras. A las personas se les debe decir qué va a cambiar en su rol de trabajo, cuándo y cómo sucederá y cuáles serán los estándares de desempeño esperados.

Comunicar los cambios

Los métodos de comunicación con las partes interesadas pueden incluir:

• sesiones de capacitación del personal: a veces, un cambio también significa cambiar por completo la forma en que se completa una tarea; puede requerir diferentes equipos o procesos. Las sesiones de capacitación del personal son una excelente manera de ayudar al personal a aprender nuevas habilidades necesarias para realizar sus nuevas tareas.
• desarrollo profesional (PD): esta es una excelente manera de mantener al personal actualizado sobre las nuevas tendencias y tecnologías que pueden ayudar y respaldar sus esfuerzos para mantener un entorno ecológico.
• reuniones de personal: a veces, los cambios que se realizarán pueden ser de naturaleza menor. En estos casos, la celebración de una reunión de personal donde se explican los nuevos procedimientos puede ser todo lo que se requiere. El personal puede hacer preguntas, plantear cualquier problema, hacer más sugerencias para mejorar y, posiblemente, obtener una respuesta instantánea a su problema o sugerencia.
• memorandos internos: proporcione un registro escrito de que se realizó la notificación de los cambios. Un memorando también puede proporcionar instrucciones escritas sobre cómo, dónde y cuándo se llevará a cabo el cambio, así como detalles sobre el estándar de desempeño.
• Los nuevos documentos de políticas de la empresa, como los manuales del personal y los manuales de procedimientos, pueden proporcionar un registro «permanente» de las nuevas políticas.

Independientemente de cómo se comuniquen los cambios, la organización, o el equipo verde, debe asegurarse de que todo el personal relevante sea plenamente consciente de sus nuevas responsabilidades y pregunte si hay áreas de preocupación. Es importante para el éxito del proyecto que todas las partes interesadas estén totalmente involucrado y comprometido con él.

Implementando los cambios

La implementación de los cambios debe implicar la redacción de un plan de acción que detallará las acciones que se tomarán en áreas como la compra de papel, el reciclaje, la energía, las finanzas, los suministros generales de oficina y el transporte.

Como se mencionó anteriormente, es importante asegurarse de que el plan sea específico, medible, alcanzable, realista y tenga un marco de tiempo. Según la naturaleza del cambio y el tamaño de la organización, todos los cambios que se realicen podrían implementarse de inmediato o los diversos cambios podrían implementarse gradualmente y por etapas para evaluar su eficacia y para no ejercer demasiada presión sobre el personal. rápidamente Aquí es donde el plan de acción entra en juego, ya que proporciona un «modelo» para la implementación de cada etapa de los cambios por venir.

Siempre es mejor comenzar poco a poco: siempre puede revisar y actualizar el plan cuando se hayan cumplido los objetivos iniciales. El plan debe indicar:

• cuál es la práctica actual
• su impacto en el medio ambiente
• qué acción se debe tomar
• por quien y
• para cuando

Monitorear el desempeño

La adopción de un plan de acción no es el final del proceso. El ‘equipo verde’ debe hablar con los colegas de manera regular y debe estar preparado para escuchar sus comentarios. Necesita saber cómo estas nuevas políticas están afectando los hábitos de trabajo y la productividad. Ellos quizás tengan:

• más ideas ahora están empezando a pensar «verde»
• preocupaciones sobre los nuevos procesos
• comentarios sobre lo que funciona o no
• maneras de seguir mejorando los sistemas

Monitorear el progreso también puede significar determinar el éxito del programa. Por ejemplo, cuánto se ha ahorrado en términos de consumo de energía debido a una disminución en los requisitos de electricidad, etc. Esta es una oportunidad ideal para continuar comunicando el progreso de Greening the office. Informe al personal qué resultados se han logrado. Produzca gráficos y avisos para exhibir en los tableros de comentarios del personal o en la recepción para que los clientes puedan ver sus esfuerzos para proteger el medio ambiente. Por ejemplo, la información comunicada podría incluir (pero no se limita a):

• cuanto ha bajado la demanda de electricidad
• los ahorros financieros resultantes durante el año
• cuánto menos CO2 se ha producido.
• cuánto papel, aluminio se ha reciclado o cuánto agua se ha ahorrado

Dependiendo de los resultados logrados en las etapas iniciales de la implementación de los planes y la retroalimentación recibida de las partes interesadas, las mejoras podrían (y deberían) realizarse de manera continua. Los productos y procesos cambian rápida y continuamente. También deberían hacerlo los estándares de la organización. Además de esto, una estrategia ambientalmente sostenible debe tener una visión a más largo plazo de las mejoras que podría realizar, más que simplemente cambiar el papel que usa y la forma en que lo usa.

La compra de ‘equipo de capital’, como maquinaria, computadoras, impresoras, muebles, automóviles de empresa, etc., es una consideración y un gasto importante en cualquier organización. Este tipo de recurso no puede desecharse y reemplazarse simplemente porque la organización ahora es ‘verde’. Los planes futuros, sin embargo, podrían incluir el reemplazo de equipos y maquinarias comerciales actuales con modelos más eficientes energéticamente cuando estén desgastados o deban reemplazarse dentro del programa de actualización regular de la organización. Esto podría tardar varios años en lograrse y tendría que revisarse periódicamente ya que, una vez más, la tecnología cambia rápidamente y lo que es nuevo y respetuoso con el medio ambiente hoy… puede ser reemplazado por algo mejor y aún más respetuoso con el medio ambiente mañana.